Por muy bien que ande una empresa, siempre se puede estar mejor, y es mejor hacerlo producto de una gestión planificada; por eso llega el momento en que hay que tomar la decisión de optimizar los procesos y procedimientos para ganar flexibilidad y agilidad en la gestión y para disponer de información más oportuna y relevante para la toma de decisiones. Esta es una de las mejores decisiones si de veras se está comprometido con el futuro de la empresa.
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Existen dos enfoques para mejorar la operación de las empresas por medio de software, por el lado de la Planeación, o Planificación, de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), que es la manera de llevar el control de los procesos claves de manera proactiva; y por el lado de la Administración de la Relación con los Clientes (CRM, por sus siglas en inglés, Customer Relationship Management), que es la manera de identificar, adquirir y retener clientes.
Los softwares y sistemas ERP son Sistemas de Información Gerenciales que funcionan de manera Back Office, sin que los clientes estén directamente involucrados en el proceso, que nos brindan información relevante para la toma de decisiones, ya que se pueden integrar los procesos asociados con la producción y la distribución de productos o servicios de una empresa, lo cual es de gran ayuda para mantener la gestión de contabilidad al día.
La evolución de los softwares y sistemas ERP han llegado al momento en que no es tan intensiva en costos la implementación y han hecho muy populares en la actualidad los modelos de suscripción por el uso de servicio, o SaaS (Software as a Service, por sus siglas en inglés) de preferencia usando servidores en la nube, Cloud Computing, para alojar, acceder y procesar la información que se necesita.
Entre los módulos más usados en los sistemas ERP están los de producción o manufactura, logística, información, almacenamiento, fijación de precios y administración estratégica.
Entre las múltiples ventajas de usar un sistema o software ERP para la administración de la empresa están:
Visualización de indicadores de desempeño relevantes:
tener visibilidad de los indicadores de gestión es cada vez más importante para conocer el estado en tiempo real de la empresa y facilitar la toma de decisiones oportunas; al conocer la información de todos los departamentos se pueden alinear más fácil la estrategia y los resultados.
Programación de entrega de reportes:
al contar con esta opción, dependiendo de su ERP, ya no es necesario que se preparen y se presenten reportes, ya que el sistema entrega la información relevante actualizada de manera periódica para que sea entregada con la frecuencia asignada.
Escalabilidad:
la ventaja es que se puede implementar un sistema ERP según las necesidades de la empresa y crecer de manera modular, implementando los módulos a medida que se va creciendo o que sea necesario incorporar nuevas funciones y usuarios.
Seguridad y Sistemas robustos:
al tener la información de su empresa disponible en servidores alojados en la nube, puede tener la tranquilidad que su información está protegida y custodiada por empresas especializadas en la seguridad y la confiabilidad de tener esa información disponible en todo momento, 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Otra de las ventajas es que, dependiendo de los permisos establecidos, sus personas de confianza acceden a la misma base de datos de información, logrando así tener visibilidad completa, por ejemplo, de los inventarios, recursos disponibles para producción y asignación de costos.
Productividad:
el aumento en la productividad va de la mano con la optimización de la gestión de los procesos y de la visibilidad que se gana. Se evita la información redundante, ya que los departamentos trabajan de manera integrada y ya no trabajan de manera independiente; se elimina la duplicidad de trabajos y se enfocan todos los esfuerzos en las metas asignadas.
Planificación:
Al manejar más información, con más detalles y relevante, se puede estimar mejor la demanda a futuro y hacer las previsiones anticipadas adecuadas.
Creación de Socios Estratégicos:
al poseer mayor conocimiento de sus operaciones y poder brindarle más información a sus proveedores, estos pasan a convertirse en socios estratégicos de su empresa ya que pueden conocer de manera oportuna su demanda para poder estar listos para suplirle los insumos necesarios para su producción.
Rotación de Inventario:
al entender con más claridad como es el mix de productos adquiridos por sus clientes y sus pedidos, le permite ofrecerles mejores productos o anticipar sus demandas en los momentos en que más lo necesitan y ajustar sus niveles de materia prima para producción.
Trazabilidad:
al conocer los costos de los insumos desde que entran y los proveedores de la materia prima para la producción de bienes, usando software ERP, se pueden conocer todos los detalles asignados de lote de producción, proveedores, insumos, entrega, distribución, seguimiento y entrega a clientes, en caso de que existan reclamos por algún defecto o falla.
Entre los posibles argumentos de los detractores a los sistemas gerenciales ERP están:
Monto de la inversión:
la visibilidad que ofrece un sistema de gestión ERP no tiene precio ya que nos ayuda a gestionar de manera eficiente los procesos, los recursos, la asignación de los costos, las importaciones, el precio de entrega, márgenes, la lista de materiales, inventario, gestión de recursos humanos, los clientes; es la gestión integral del negocio. Dependiendo del tamaño de su empresa, existen planes o paquetes con cómodas mensualidades por usuario, para empezar a tener beneficios a corto plazo y ayudar a su empresa a crecer de manera más ordenada.
Resistencia al cambio:
todo cambio tiene un periodo de adaptación en el cual se tienen que apreciar los beneficios de la implementación de un sistema ERP hasta que se empiecen a ver los resultados. Si su empresa se encuentra en una fase de crecimiento y no cuentan con una estructura ordenada o estable, posee las condiciones adecuadas para que el crecimiento sea doloroso y traumático, ya que se siente la presión por todos los departamentos.
A manera de conclusión, implantar un sistema ERP como sistema de información gerencial tiene grandes ventajas ya que se adquiere una gran visibilidad y claridad de los procesos de la empresa. Es un proceso complejo e idealmente tiene que ser planificado, pero si se implementa de manera adecuada con un proveedor de servicio y respaldo adecuado que oriente a su empresa antes, durante y después de esta transición tecnológica no debe ser traumático.