Como ya algunos de ustedes habrán visto, tenemos un canal de youtube donde mostramos diferentes tutoriales de cómo hacer diferentes cosas en SAP Business One. La idea del canal es ilustrar a nuestros clientes y usuarios sobre la manera correcta de hacer a o b procedimiento con el mayor detalle posible en un corto tiempo. A diferencia del canal, en este blog no tendremos tutoriales, empezaremos a escribir artículos de opinión, ya sean contables, financieras o técnicas del uso de SAP Business One.
El tema que trataremos hoy es uno muy común a la hora de implementar SAP Business One y a veces un dilema para el consultor y a la vez para el cliente si no se le explica correctamente. ¿Configurar la contabilización del sistema por grupos de artículos o almacenes? Veamos cuándo, en nuestra humilde opinión, puedes usar uno sobre otro.
Normalmente cuando un cliente viene implementado ya, buscando migrarse a la nube, le hacemos una revisión a su base de datos. En un 90% de los casos, la contabilización viene definida por almacenes. Y eso me lleva a pensar, ¿por qué? Creo que almacenes es la forma de contabilización que por defecto trae el sistema; y sin duda una bastante sencilla de hacer. ¿Pero entonces, por qué usar grupos?
Creo que el usar grupos o almacenes tiene que ver con el objetivo que se quiera alcanzar a la hora de presentar un estado financiero al usuario del sistema. Grupos permite una contabilización más específica en mi concepto y almacenes he visto que normalmente la utilizan para expresar operaciones de lugares físicos (sucursales o tiendas en diferentes locaciones).
Veamos un ejemplo sencillo para grupos. Si tenemos una distribuidora que vende diferentes líneas de productos, cada una identificada claramente con sus ingresos y costos, mi inclinación sería utilizar grupos en la contabilización. Así, si marca 1 y 2 están en la línea de negocio A, todos los artículos transaccionados en esas marcas registraran ingresos y costos en línea de negocio A, teniendo una clara relación de rentabilidad bruta en ese momento, independientemente de dónde se vende. Sé que muchos se preguntarán, pero para eso tenemos el análisis de venta, ¿no? La realidad es que, aunque la mayoría de los registros de estas cuentas se harán automáticamente por facturas o notas de crédito, cabe la posibilidad de que se tengan que hacer ajustes manuales dentro de esas cuentas, lo que no se verá reflejado en el análisis de venta, pero si en una estructura contable como la que mencionamos.
Ahora, veamos el otro caso. ¿Cuándo usar almacenes? Normalmente, como comenté arriba, lo veo relacionado a lugares físicos, pero creo que esto limita posibilidades de estadística contable. Ejemplo, ¿qué pasa si de sucursal A se vende un producto en Sucursal B? Para este tipo de operaciones, mi preferencia está más inclinada al uso de centros de costos. Recomendaríamos el uso de contabilización por almacenes cuando un mismo artículo tiene que contabilizar, completamente diferente, dependiendo del almacén donde se transaccione.
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Un ejemplo. Tenemos una empresa que construye y da servicios de mantenimiento, más no vende los materiales que utiliza. Solo vende el servicio. La empresa desea que todo lo que compre se vaya a un inventario de materiales, pero cuando se le de salida, dependiendo del almacén, se contabilice en una cuenta de construcción en proceso o en un costo de materiales para servicios. Si usamos almacén, a la hora de dar salida podemos usar cuentas diferentes para el mismo tipo de transacción, en el mismo artículo. Si sale del almacén de construcción se irá al activo (construcción en proceso, por ejemplo) y si sale del almacén de mantenimiento irá al costo (de servicio, por ejemplo). Este es un ejemplo claro de la flexibilidad que puedes usar en la contabilización por almacenes.
Ahora, también existe la contabilización por artículo y la avanzada, pero creo que ambas son muy intensas de mantener y se deben guardar para casos puntuales. Tampoco debemos confundir la contabilización de almacenes con el costo separado por almacenes, que es otra historia y en algún momento en este blog lo explicaremos. Si tienes dudas sobre el manejo de estas dos opciones, recuerda que las mismas pueden ser implementadas independientemente entre artículos, así que no tengas miedo de combinarlas si es necesario.
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¡Hasta la próxima!